Nutzen Sie die Eigenbeleg Vorlage, um mit dieser Einen eigenen Nachweis erstellen zu können. Unser Ersatzbeleg Muster steht als PDF zur Verfügung und kann nach dem Herunterladen unmittelbar ausgefüllt werden. Der Vordruck kann entweder an Ihrem Rechner oder handschriftlich ausgefüllt werden.

Haben Sie die Originalrechnung verloren oder diese niemals erhalten? Keine Sorge! Machen Sie Ihre Fibu dank unserer kostenlosen Mustervorlage erneut vollständig.

Auf geht’s.

Eigenbeleg Vorlage korrekt ausfüllen

Im Steuergebiet gilt der Lehrsatz „Keine Verbuchung ohne Ausgabennachweis“. Ein Eigenbeleg darf nur dann erstellt werden, sofern eine Originalqittung nicht mehr existent oder unbrauchbar ist. Damit der eigene Beleg von den Finanzbehörden bewilligt werden kann, muss ebendieser im Zuge einer betrieblichen Ausgabe erstellt worden sein.

Wichtig bei einem eigens ausgestellten Ersatzbeleg ist die Dokumentation aller relevanten Angaben über ihre Aufwendung, so wie selbige üblicherweise auch auf dem Originalnachweis aufzufinden wären. Der Ersatzbeleg muss deshalb nachzuvollziehen und von der Ausgabenhöhe her glaubhaft sein. Auf dem eigenen Beleg sind deswegen ohne Ausnahme der Name sowie die Postanschrift des Empfängers, die Art von Aufwendung, der Ausgabenbetrag, der genaue Grund für das Erstellen des Eigenbelegs, das Datum der Zahlung sowie die Unterzeichnung des Zahlenden anzugeben.

Dabei muss der Eigenbeleg stets der Ausnahmefall bleiben. Zu viele und zu oft ausgestellte Eigenbelege wirken bei einer Steuerprüfung gegebenenfalls nicht glaubwürdig.

Für fehlende Originalquittungen einen Ersatzbeleg erstellen

Existiert für eine geschäftliche Aufwendung kein Nachweis & ist eine nachträgliche Besorgung der Fremdbelege oder einer Abschrift der Quittung nicht machbar oder zu mühsam, so kann der Geschäftsinhaber oder sein Mitarbeiter einen Eigenbeleg erstellen. Auf diesem platziert dieser die wichtigsten Daten zum Geschäftsvorfall.

Der Ersatzbeleg dient in der Finanzbuchhaltung als Basis für die Buchung des Vorfalls. Kostenfreie Muster & Vorlagen unterstützen das Ausstellen dieser Eigenbelege. Die Aufwendungen sollten natürlich betrieblich veranlasst sein, um als Geschäftsausgaben zu fungieren. Gezahlte MwSt. kann ein Geschäftsinhaber keinesfalls als Vorsteuer abziehen, wenn dieser den geschäftlichen Vorfall alleinig mit einem Eigenbeleg dokumentiert. Dessen ungeachtet gilt dann auch der komplette Gesamtbetrag als geschäftliche Ausgabe.

Neben den Vorfällen, wo ihr Ersatzbeleg den Originalbeleg ablösen soll, gibt es in einem Unternehmen auch Geschäftsvorfälle, bei welchen es zur Erstellung von Ersatzbelegen gar keine Alternative gibt, z. B. bei Privatentnahmen oder -Einlagen von Knete oder auch Gegenständen. Kostenlose Vorlagen oder Muster assistieren beim Erstellen von Eigenbelegen. Zudem bieten wir ein Tool für diesen Zweck an, das genauso umsonst bereit steht.

Bei eigens erstellten Belegen auf unsere Kleinbetragsregelung schauen

Ersatzbelege für geringe Ausgaben bis zu 150 Euroletten im Gesamten seien in der Regel unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.

Dies gelte besonders für Zahlungen, welche über ein Bankkonto erfolgt seien. Bekanntlich existiere somit ein Bankauszug als Nebenbeleg. Schwieriger sind Bargeldzahlungen. Eigene Belege für Barzahlungen muss der Steuerzahler um zusätzliche Nachweise ergänzen, falls er solche weiteren Belege besitzt.

Fehlt beispielsweise eine Portoquittung, kann eine Abschrift des Briefes die Aufwendungen belegen. Verschiedene Kleinbeträge lassen sich sowieso nur mittels Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Geschäftsinhaber nicht quittiert bekommen. Hierfür brauchen Sie einen Bewirtungsbeleg.